Fehlzeitenmanagement: Senken Sie Kosten und steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit

Kosten von Fehlzeiten

Fehlzeiten verursachen sowohl direkte als auch indirekte Kosten. Zu den direkten Kosten gehören die Entgeltfortzahlung und die Kosten für die Vertretung der erkrankten Mitarbeiter. Indirekte Kosten entstehen durch Produktionsausfälle, die Überlastung der Kollegen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und eine möglicherweise verminderte Arbeitsqualität. Ein Bericht des „Österreichischen Fehlzeitenreports 2024“ zeigt, dass die Krankenstände im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr um 4,6 % gestiegen sind. Im Durchschnitt fehlten die Mitarbeiter 15,4 Tage, was zu jährlichen Kosten von rund 5,3 Milliarden Euro führte.

Zahlen lt. österreichischem Fehlzeitenreport 2024

Fehlzeiten haben auch eine dominoartige Wirkung auf das gesamte Team. Wenn ein Mitarbeiter fehlt, müssen die Kollegen oft die zusätzliche Arbeit übernehmen, was zu Überlastung und Unzufriedenheit führen kann. Dies wiederum kann zu noch höheren Fehlzeiten und einer Verringerung der gesamten Teamproduktivität führen. Auch langfristig gesehen können die Auswirkungen von häufigen und langen Fehlzeiten spürbar sein, da wiederholte Ausfälle das Teamgefüge stören und das Arbeitsklima belasten.

Umso wichtiger erscheint vor diesem Hintergrund also die Notwendigkeit einer wirksamen und insbesondere nachhaltigen Lösung. Fehlzeitenmanagement kann dabei Einsatz in jedem Unternehmen finden, unabhängig von Größe und Branche.

Arten von Fehlzeiten und ihre Ursachen

Abwesenheiten können eine Vielzahl von Ursachen haben. Es ist wichtig, diese genau zu analysieren, um gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um die Fehlzeiten zu senken:

1. Krankheitsbedingte Fehlzeiten: Diese umfassen alle Arten von gesundheitlichen Problemen, von Erkältungen bis hin zu schwerwiegenden psychischen Erkrankungen. Präventive Maßnahmen wie ergonomische Arbeitsplätze, regelmäßige Gesundheitschecks und Stressbewältigungsprogramme können helfen, diese Fehlzeiten zu reduzieren. Besonders psychische Belastungen, die durch den Arbeitsdruck oder persönliche Probleme entstehen, sind ein wachsendes Problem in vielen Unternehmen. Hier ist es wichtig, präventiv auf diese Belastungen einzugehen, z.B. durch den Einsatz von Mitarbeiterberatung oder das Angebot von flexiblen Arbeitszeiten.
2. Fehlzeiten aufgrund von Motivation: Ein negatives Arbeitsumfeld, hohe Arbeitsbelastung, mangelnde Wertschätzung und schlechtes Arbeitsklima sind häufige Ursachen für Fehlzeiten. Ein gezieltes Feedback-System und regelmäßige Mitarbeitergespräche können hier Abhilfe schaffen. Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt fühlen oder ständig unter Druck stehen, sind eher geneigt, krankheitsbedingt auszufallen. Daher sollte auch das zwischenmenschliche Arbeitsumfeld kontinuierlich gepflegt und verbessert werden, etwa durch Teambuilding-Maßnahmen oder durch das Schaffen einer besseren Work-Life-Balance.
3. Abwesenheiten wegen persönlicher Probleme: Persönliche Schwierigkeiten wie familiäre Probleme oder der Verlust eines Angehörigen können ebenfalls zu Fehlzeiten führen. Hier ist es wichtig, den Mitarbeitern Unterstützung zu bieten, um ihre persönlichen Herausforderungen zu meistern. Unternehmen sollten einen offenen Dialog fördern und gegebenenfalls externe Beratungsdienste anbieten, um den betroffenen Mitarbeitern zu helfen. Auch psychologische Beratung oder ein flexibles Arbeitszeitmodell können in solchen Fällen unterstützend wirken.

Drei Hauptfaktoren beeinflussen die Gesundheit und damit auch die Fehlzeiten:

• Betriebliche Faktoren: Hohe Arbeitsbelastungen, ineffiziente Arbeitsorganisation oder ein unpassender Führungsstil können die Gesundheit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Arbeitsaufgaben klar verteilt sind und die Mitarbeiter die notwendige Unterstützung erhalten, um ihre Aufgaben zu bewältigen. Ein gutes Management und die Förderung einer gesunden Arbeitskultur sind hierbei essenziell.
• Persönliche Gründe: Die familiäre Situation, Lebensgewohnheiten und individuelle Stressbewältigungsmechanismen spielen eine Rolle. Insbesondere in Zeiten großer sozialer Belastungen, wie während einer Pandemie oder einer finanziellen Krise, können persönliche Probleme verstärkt auftreten.
• Umweltfaktoren: Externe Krisen wie Pandemien oder wirtschaftliche Unsicherheiten können ebenfalls Auswirkungen auf die Gesundheit und damit auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter haben. Solche Faktoren lassen sich schwer kontrollieren, aber durch eine starke Unternehmenskultur und Unterstützungssysteme können sie abgefedert werden.

Wenn man sich mit den Faktoren auseinandersetzt, kann man diese genauer aufschlüsseln. Das Modell der “Gesundheitsdeterminanten” „Fonds Gesundes Österreich nach Dahlgren, G., Whitehead, M. (1991)“ beschreibt die wichtigsten Einflüsse.

Unmittelbar wird die Gesundheit eines jeden Menschen durch Alter, Geschlecht und Erbanlagen beeinflusst. Ein großer Faktor ist zudem die individuelle Lebensweise, dazu gehören unter anderem Tabakkonsum, Alkoholkonsum, Beziehungen, Ernährung, Bewegung und Selbstfürsorge.

Nicht zu unterschätzen sind zudem die Auswirkungen des Sozialen Netzwerks auf unser Wohlbefinden. Dies betrifft den Kontakt zu geliebten Personen, wie Familie und Freunde und die soziale Unterstützung, die man dadurch erfährt.

Ein weiterer Punkt sind Lebens- und Arbeitsbedingungen. Darunter fallen Arbeit und Beschäftigung, Wohnsituation, Bildungs-Chancen, soziale Sicherheit, Gesundheitswesen und medizinische Versorgung.

Letztlich muss man die allgemeinen Bedingungen der sozioökonomischen, kulturellen und physischen Umwelt berücksichtigen. Faktoren wie wirtschaftliche Entwicklung, Wohlstand, Globalisierung, Finanzwesen, Vermögens- und Einkommensverteilung, gesetzliche Rahmenbedingungen, Infrastruktur, Medien, Ökologie, Ressourcen, Klimaschutz und Gewaltfreiheit sind zwar nicht direkt beeinflussbar von einem selbst, tragen aber stark zum Gesundheitszustand der Menschen eines Landes bei.

Akut-Clearing: Ein ganzheitlicher Lösungsansatz im Fehlzeitenmanagement

In besonders schwierigen Fällen, in denen Mitarbeiter nach einer längeren Krankheit oder Abwesenheit schnelle Unterstützung benötigen, kann der Akut-Clearing-Ansatz helfen. Dieser Ansatz berücksichtigt sowohl betriebliche als auch persönliche Faktoren und ermöglicht eine schnelle und effektive Wiedereingliederung des Mitarbeiters. Der Akut-Clearing-Ansatz hat sich als besonders hilfreich erwiesen, wenn es darum geht, individuelle Lösungen für MitarbeiterInnen mit akuten Langzeitkrankenständen zu finden. Rasche Hilfe für Mitarbeitende in herausfordernden Lebenssituationen und Planungssicherheit für das Unternehmen stehen hier im Fokus.

Relevante Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement

Um Fehlzeiten effektiv zu steuern, sollten Unternehmen regelmäßig die folgenden Kennzahlen überwachen:

• Fehlzeitenquote: Diese Kennzahl zeigt den Anteil der Sollarbeitszeit, der durch Krankheit verloren geht. Eine steigende Fehlzeitenquote sollte ein Alarmzeichen für Unternehmen sein, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.
  Berechnung:
  Fehlzeitenquote = Fehlzeiten (Tage bzw. Stunden) / Sollarbeitstage * 100
  Genauere Ergebnisse erhalten Sie bei der Berechnung auf Basis der Stunden.

  Gut zu wissen: Die durchschnittliche Fehlzeitenquote liegt in Österreich bei ca. 5%.

• Überstundenquote: Wenn Mitarbeiter regelmäßig Überstunden leisten müssen, kann dies auf eine Überlastung hinweisen, die wiederum zu weiteren Fehlzeiten führen kann. Wenn Überstunden zur Norm werden, können sie das Betriebsklima verschlechtern und langfristig zu einer höheren Krankenstandsrate führen. Schlimmstenfalls kann dadurch eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht werden.
• Generationsbalance: Ein höheres Durchschnittsalter in der Belegschaft korreliert oft mit einer höheren Krankenstandsquote. Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen und betriebliche Gesundheitsvorsorge können hier effektive Maßnahmen gesetzt werden.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Mitarbeiterzufriedenheit sollte allgemein einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Langzeitkrankenstände, die arbeitsplatzabhängige Ursachen haben, gehen in der Regel mit mangelnder Zufriedenheit einher.Studien belegen, dass eine hohe Zufriedenheit am Arbeitsplatz mit wenigen Krankenstandstagen in Zusammenhang steht.Mit Mitarbeiterumfragen sowie regelmäßigen Personalgesprächen können HR-Manager:innen die Zufriedenheit im Team effektiv erheben.

Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Es gibt eine Vielzahl von Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Fehlzeiten zu reduzieren. Hier ist eine kurze Übersicht:

• Fehlzeiten analysieren
• Arbeitsbedingungen verbessern
• Flexibilität bieten
• Regelmäßige Mitarbeitergespräche
• Gesundheitsfördernde Angebote
• Rückkehrgespräche
• Externe Unterstützung

1. Fehlzeiten analysieren:Um Fehlzeiten gezielt zu reduzieren, ist eine regelmäßige Analyse der Fehlzeitenmuster unerlässlich. Indem Sie eine detaillierte Fehlzeitenstatistik führen, die verschiedene Kategorien berücksichtigt, können Sie tiefere Einblicke gewinnen. Wichtige Kategorien sind:
   • • Klassische Krankmeldungen mit ärztlicher Bestätigung
     • Krankheitsbedingte Ausfälle durch Unfälle
     • Arbeitsunfälle
     • Abwesenheiten bei Dienstabbruch
     • Sonderurlaub und Weiterbildungszeiten

   Durch die Kategorisierung der Fehlzeiten können Sie die Ursachen besser verstehen und spezifische Maßnahmen entwickeln. Bei der Analyse sollten Sie folgende Fragen berücksichtigen:

   • • Gibt es bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen, die besonders häufig fehlen? Wie unterscheidet sich die Fehlzeitenerhebung zwischen
     • Jüngeren und älteren Mitarbeitern oder langjährigen Angestellten?
     • Haben sich die Arbeitsbedingungen kürzlich verändert oder gab es strukturelle bzw. personelle Umstellungen im Unternehmen?
     • Wie lange fehlen Mitarbeiter im Durchschnitt und gibt es saisonale oder monatliche Häufungen von Fehltagen?
     • Welche Faktoren haben sich im Unternehmen verändert, die möglicherweise die Fehlzeiten beeinflussen könnten?

   Mit dieser systematischen Vorgehensweise können Sie gezielt Maßnahmen entwickeln, um Fehlzeiten langfristig zu senken und das Arbeitsumfeld zu optimieren.

2. Arbeitsbedingungen verbessern: Eine angenehme und ergonomische Arbeitsumgebung fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter und kann Fehlzeiten reduzieren. Dazu gehören beispielsweise komfortable Büros, regelmäßige Pausen und eine gute Work-Life-Balance.
3. Flexibilität bieten: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice sind wichtige Faktoren, die Mitarbeitern helfen, ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen besser in Einklang zu bringen und Stress zu reduzieren.
4. Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen: Ein regelmäßiger Austausch zwischen Mitarbeitern und Führungskräften hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Dies stärkt die Beziehung und das Vertrauen im Unternehmen.
5. Gesundheitsfördernde Angebote: Programme zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit wie Fitnessangebote, Ernährungsberatung oder Stressbewältigung können dazu beitragen, Fehlzeiten präventiv zu reduzieren.
6. Rückkehrgespräche führen: Nach längeren Krankheitsphasen sollte ein Rückkehrgespräch mit dem Mitarbeiter geführt werden, um den Wiedereinstieg in den Arbeitsprozess zu erleichtern und etwaige Anpassungen vorzunehmen.
7. Externe Unterstützung einbeziehen: Krankenstände sind ein heikles Thema. Wenn Sie Unterstützung benötigen, um die Thematik bei dem bzw. der Mitarbeiter:in anzusprechen, sollten Sie auf jeden Fall einen Experten zurate ziehen. Dieser stellt das Bindeglied dar und vermittelt im Prozess, damit für alle Betroffenen eine Win-Win Situation entsteht.Aus Erfahrung wissen wir, dass Unternehmen erst durch Outsourcing Kapazitäten für Fehlzeitenmanagement schaffen. Oftmals liegt die Kompetenz zur Wiedereingliederung von erkrankten Mitarbeiter:innen nicht im Unternehmen, da das laufende Tagesgeschäft auch in der HR-Abteilung viel Zeit beansprucht. Essenziell für den Erfolg der Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement ist aber vor allem die richtige, ganzheitliche Herangehensweise, eine hohe Priorisierung und die nötige Aufmerksamkeit.Mit 20 Jahren Erfahrung in der Organisationsberatung und einem aktuellen Return on Investment von 294 % bringen wir von Glashüttner Unternehmensberatung Expertise und Know-how in Ihr Unternehmen und sorgen für nachhaltige Erfolge.Finden Sie in einem kostenlosen Erstgespräch heraus, welches Potenzial in den Bereichen betriebliches Gesundheitsmanagement und Fehlzeitenmanagement für Ihr Unternehmen besteht, um Kosten ab sofort zu senken.