Fehlzeitenmanagement: Wie Sie langfristig Fehlzeiten & Kosten senken

Jedes Unternehmen hat früher oder später mit dieser Herausforderung zu kämpfen: Krankenstände. Genau damit beschäftigt sich das Fehlzeitenmanagement. Es geht aber keinesfalls darum, erkrankten Mitarbeiter:innen die Genesungsphase zu verweigern. Vielmehr dient Fehlzeitenmanagement dazu, lange und häufige Krankenstände zu reduzieren und den Angestellten Unterstützung zu bieten, wo sie dringend benötigt wird. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche praxis-orientierte Maßnahmen Sie zur Reduktion der Krankenstände und Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit setzen können.

Definition: Was ist Fehlzeitenmanagement?

Beim Fehlzeitenmanagement handelt sich hierbei um Maßnahmenpakete, die zum Ziel haben, die Fehlzeitenquote (vor allem in Hinblick auf Langzeitkrankenstände) zu analysieren und zu senken. Um das zu erreichen, muss aber zuerst die Ursache für langes Fernbleiben des bzw. der Mitarbeiter:in eruiert werden.

Letztlich sollen Arbeitnehmer:innen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz unterstützt werden. Bei erfolgreicher Wiedereingliederung werden Mitarbeiterzufriedenheit und- bindung gestärkt.

Daraus können präventive Lösungsansätze für die Zukunft abgeleitet werden, die das Know-how in der HR-Abteilung um diese spezifische Disziplin erweitern.

Warum ist systematisches Fehlzeitenmanagement wichtig?

Fehlzeitenmanagement hat vier große Vorteile:

• Planbarkeit bei Langzeitkrankenständen
• Höhere Effizienz und Produktivität im Unternehmen
• Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung werden gestärkt
• Hohen Kosten durch Langzeitkrankenstände wird effektiv entgegengewirkt

Vor allem der Kostenfaktor von langen und häufigen Krankenständen ist ein Dorn im Auge vieler Unternehmer:innen. Durch den Ausfall des bzw. der Mitarbeiter:in sinkt die Produktivität und auch das spezifische Know-how geht für diesen Zeitraum verloren. Hinzu kommen direkte Kosten (z.B. Entgeltfortzahlungen), aber auch indirekte Kosten (z.B. Überstunden von Kolleg:innen), die vom Unternehmen getragen werden müssen.

Fehlzeiten haben außerdem nicht selten Auswirkungen auf das gesamte Team, da die aufgestaute Arbeit übernommen werden muss, wodurch sich auf lange Zeit gesehen Überforderung und Unzufriedenheit breit macht. Die Unsicherheit, ob und wann Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen wieder voll einsatzfähig sind, trägt weiter zur Reduktion von Produktivität bei, da wichtige Entscheidungen verschoben und Prozesse verlangsamt werden.

Umso wichtiger erscheint vor diesem Hintergrund also die Notwendigkeit einer wirksamen und insbesondere nachhaltigen Lösung. Fehlzeitenmanagement kann dabei Einsatz in jedem Unternehmen finden, unabhängig von Größe und Branche.

Welches Ziel verfolgt Fehlzeitenmanagement? 

Fehlzeitenmanagement verfolgt das Ziel, erkrankte Mitarbeiter:innen die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern und eine Win-Win Situation für alle Betroffenen zu schaffen. So profitiert die Unternehmensseite weiterhin von der langjährigen Erfahrung des Team-Mitglieds und kann weiterhin (in manchen Fällen sogar eine erhöhte) Produktivität sicherstellen. Der bzw. die betroffene Mitarbeiter:in kann sich im Job entsprechend entfalten, weil die nötige Unterstützung erhalten wurde.

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

3 Gründe können in Hinblick auf Fehlzeiten näher betrachtet werden:

1. Private Probleme

Die persönliche Situation kann als Grund für häufige und / oder lange Krankenstände genannt werden. Vor allem, wenn Arbeitnehmer:innen eine private Krise durchleben, z.B. Ehekrisen, Tod eines Familienmitgliedes, können Sie sich stark belastet und überfordert fühlen.

2. Berufliche Gründe

Ein schlechtes Verhältnis zu Kolleg:innen, Überlastung oder Unsicherheit am Arbeitsplatz kann Einfluss auf Fehlzeiten haben. In der Regel resultiert dies in einer regressiven Motivation des bzw. der Mitarbeiter:in. Regelmäßige Personalgespräche helfen, Konflikte oder Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

3. Gesundheitliche Gründe

Dazu gehören vor allem der Ausfall durch Krankheit, wie z.B. Infektionen, Erkältungen etc. aber auch länger andauernde Beschwerden, wie etwa chronische Erkrankungen oder psychische Belastungen (z.B. Depressionen).

3 Einflussfaktoren auf Fehlzeiten

Grob sprechen wir von 3 Faktoren, welche die Gesundheit beeinflussen:

• Betriebliche Faktoren: z.B. Belastungen am Arbeitsplatz
• Persönliche Gründe: z.B. familiäre Situation (Scheidung, Verlust eines Familienmitgliedes)
• Umwelt: z.B. Pandemien, Krisen-Situationen (Finanzkrisen etc.)

Wenn man sich mit den Faktoren auseinandersetzt, kann man diese genauer aufschlüsseln. Das Modell der “Gesundheitsdeterminanten” „Fonds Gesundes Österreich nach Dahlgren, G., Whitehead, M. (1991)“ beschreibt die wichtigsten Einflüsse.

Unmittelbar wird die Gesundheit eines jeden Menschen durch Alter, Geschlecht und Erbanlagen beeinflusst. Ein großer Faktor ist zudem die individuelle Lebensweise, dazu gehören unter anderem Tabakkonsum, Alkoholkonsum, Beziehungen, Ernährung, Bewegung und Selbstfürsorge.

Nicht zu unterschätzen sind zudem die Auswirkungen des Sozialen Netzwerks auf unser Wohlbefinden. Dies betrifft den Kontakt zu geliebten Personen, wie Familie und Freunde und die soziale Unterstützung, die man dadurch erfährt.

Ein weiterer Punkt sind Lebens- und Arbeitsbedingungen. Darunter fallen Arbeit und Beschäftigung, Wohnsituation, Bildungs-Chancen, soziale Sicherheit, Gesundheitswesen und medizinische Versorgung.

Letztlich muss man die allgemeinen Bedingungen der sozioökonomischen, kulturellen und physischen Umwelt berücksichtigen. Faktoren wie wirtschaftliche Entwicklung, Wohlstand, Globalisierung, Finanzwesen, Vermögens- und Einkommensverteilung, gesetzliche Rahmenbedingungen, Infrastruktur, Medien, Ökologie, Ressourcen, Klimaschutz und Gewaltfreiheit sind zwar nicht direkt beeinflussbar von einem selbst, tragen aber stark zum Gesundheitszustand der Menschen eines Landes bei.

Akut-Clearing als ganzheitlicher Lösungs-Ansatz

In besonders akuten Situationen benötigen Mitarbeiter:innen schnelle Unterstützung, um deren anschließende Integration in den Arbeitsprozess unter bestmöglichen Voraussetzungen gewährleisten zu können.

Damit eine nachhaltige Lösung gefunden wird, muss neben den betrieblichen Faktoren, auch die persönliche Situation berücksichtigt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine ganzheitliche Herangehensweise in Betracht gezogen und an der Wurzel des Problems gearbeitet wird.

Dies kann durch effiziente Maßnahmen des Akut-Clearings erreicht werden. Das oberste Ziel ist die gelungene Wiedereingliederung nach einem Krankenstand in akuten Einzelfällen.

Unsere Mission bei Glashüttner Unternehmensberatung ist es, erkrankte Mitarbeiter:innen zurück in den Arbeitsprozess zu holen und gleichzeitig eine Win-Win Situation für alle Betroffenen zu schaffen.

Was sind relevante Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement?

Wenn es um die Analyse von Fehlzeiten geht, sind bestimmte Kennzahlen relevant. Diese sollten in regelmäßigen Abständen erhoben werden, um einen Vergleich darzustellen sowie Entwicklungen zu beobachten.

1. Die Fehlzeitenquote

Die wohl aufschlussreichste Kennzahl ist die Fehlzeitenquote. Diese gibt an, wieviel Prozent der Sollarbeitszeit eine Person im Krankenstand verbringt.

Berechnung: Fehlzeitenquote = Fehlzeiten (Tage bzw. Stunden) / Sollarbeitstage * 100

Genauere Ergebnisse erhalten Sie bei der Berechnung auf Basis der Stunden.

Gut zu wissen: Die durchschnittliche Fehlzeitenquote liegt in Österreich bei ca. 5%.

2. Die Überstundenquote

Krankenständen von Mitarbeiter:innen beeinflussen nicht selten das gesamte Team, da die anfallende Arbeit übernommen werden muss. Aus diesem Grund sollten Überstundenquoten genau im Auge behalten werden.

Wenn im Team hohe Überstundenraten zur Gewohnheit werden, sollte dies als Warnzeichen gesehen werden. Häufig resultieren diese in weiteren Fehlzeiten- und Abwesenheitsraten, weil sich Überforderung im Team breit macht. Schlimmstenfalls kann dadurch eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht werden.

3. Die Generationsbalance

Haben Sie ein ausgewogenes Altersverhältnis im Unternehmen? Wir wissen, dass ein höheres Durchschnittsalter in der Belegschaft auch mit einer höheren Krankenstandsquote korreliert. Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen und betriebliche Gesundheitsvorsorge können hier effektive Maßnahmen gesetzt werden.

4. Die Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiterzufriedenheit sollte allgemein einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Langzeitkrankenstände, die arbeitsplatzabhängige Ursachen haben, gehen in der Regel mit mangelnder Zufriedenheit einher.

Studien belegen, dass eine hohe Zufriedenheit am Arbeitsplatz mit wenigen Krankenstandstagen in Zusammenhang steht.

Mit Mitarbeiterumfragen sowie regelmäßigen Personalgesprächen können HR-Manager:innen die Zufriedenheit im Team effektiv erheben.

Fehlzeitenmanagement Maßnahmen: Mit System zum Erfolg

Erste Schritte, die helfen, Fehlzeiten wirksam zu reduzieren, erfahren Sie im Folgenden.

1. Fehlzeiten analysieren

Eine genaue Analyse der Fehlzeiten anhand konkreter Kennzahlen (siehe oben) hilft, Muster abzuleiten und rechtzeitig auf prekäre Entwicklungen eingehen zu können.

Stellen Sie sich des Weiteren folgende Fragen:

• Gibt es Mitarbeiter:innen, deren Krankenstände ungewöhnlich häufig und/oder lange auftreten?
• Haben sich kürzlich Arbeitsbedingungen im Unternehmen geändert?
• Wie lange dauert ein durchschnittlicher Krankenstand?
• Werden saisonal häufiger Krankenstände aufgezeichnet?

2. Arbeitsbedingungen prüfen

Ein großer Faktor, der Einfluss auf die Produktivität von Arbeitnehmer:innen hat, ist der Arbeitsplatz selbst. Eine angenehme Atmosphäre ist äußerst förderlich für das Wohlbefinden und die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen.

Zu den Arbeitsplatzbedingungen, wie z.B. Wert auf Ergonomie, gehört auch die Arbeitslast. Team-Mitglieder sollen weder unter- noch überfordert sein, weshalb regelmäßig evaluiert werden sollte, ob die Auslastung im richtigen Maße liegt.

3. Mitarbeiter:innen Freiraum bieten

Starre Arbeitsmodelle waren gestern. Die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass viele Arbeitnehmer:innen alte Traditionen hinterfragt haben, wie z.B. die 40-Stunden-Woche oder auch die Office-Pflicht.

Bieten Sie Ihrem Team mehr Freiräume. Jede Person weiß schließlich am besten, wie ein produktiver Arbeitstag für sie oder ihn aussieht und sollte diese Kenntnis nutzen, um eine gute Work-Life-Balance etablieren zu können.

Dies steigert das Wohlbefinden und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen, die Ihnen diese Dankbarkeit mit erhöhter Produktivität zurückzahlen.

4. Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen

Kennen Sie Ihre Mitarbeiter:innen wirklich? In regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen lernen Sie viel über die Motivationen Ihrer Angestellten und die Stimmung im Team. Wenn sich erste Problemstellungen abzeichnen, sollten Sie keine Zeit verstreichen lassen, um dem Team-Mitglied eine Hilfestellung zu sein.

5.  Unterstützung vom Experten holen

Krankenstände sind ein heikles Thema. Wenn Sie Unterstützung benötigen, um die Thematik bei dem bzw. der Mitarbeiter:in anzusprechen, sollten Sie auf jeden Fall einen Experten zurate ziehen. Dieser stellt das Bindeglied dar und vermittelt im Prozess, damit für alle Betroffenen eine Win-Win Situation entsteht.

Aus Erfahrung wissen wir, dass Unternehmen erst durch Outsourcing Kapazitäten für Fehlzeitenmanagement schaffen. Oftmals liegt die Kompetenz zur Wiedereingliederung von erkrankten Mitarbeiter:innen nicht im Unternehmen, da das laufende Tagesgeschäft auch in der HR-Abteilung viel Zeit beansprucht. Essenziell für den Erfolg der Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement ist aber vor allem die richtige, ganzheitliche Herangehensweise, eine hohe Priorisierung und die nötige Aufmerksamkeit.

Mit 20 Jahren Erfahrung in der Organisationsberatung und einem aktuellen Return on Investment von 294 % bringen wir von Glashüttner Unternehmensberatung Expertise und Know-how in Ihr Unternehmen und sorgen für nachhaltige Erfolge.

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Häufig gestellte Fragen im Fehlzeitenmanagement

Wir geben Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Fehlzeiten, verbundenen Kosten und weiteren interessanten Themen.

Welche Fehlzeitenquote ist „normal“?

Aus dem Fehlzeitenreport der WKO aus dem Jahr 2021 geht hervor, dass Arbeitnehmer:innen durchschnittlich 12,7 Tage im Krankenstand waren.

Wie rechnet man sich Fehlzeiten aus?

Fehlzeiten werden mittels Fehlzeitenquote festgehalten. Diese berechnet sich wie folgt:

Fehlzeitenquote = Fehlzeiten (Tage bzw. Stunden) / Sollarbeitstage * 100

Das Ergebnis ist der Anteil der Sollarbeitszeit, die eine Person im Krankenstand verbringt, in Prozent.

Durch Vergleich mit dem Fehlzeitenreport Österreich können Sie auch direkt Ihre unternehmens-internen Fehlzeiten vergleichen.

Ab wann besteht Handlungsbedarf bei Krankenständen?

Wir verstehen, dass es auf den ersten Blick schwierig zu erkennen erscheint, wann bei Fehlzeiten ein tatsächlicher Handlungsbedarf notwendig wird.

Grundsätzlich können Sie die durchschnittliche Fehlzeitenquote des jeweiligen Landes zum Vergleich heranziehen. Liegt diese Kennzahl bei bestimmten Mitarbeiter:innen über dem Durchschnitt und lässt sich dieser Wert nicht auf Anhieb logisch erklären, sollten Sie sich genauer mit diesem bzw. dieser Arbeitnehmer:in auseinandersetzen.

Damit ein geeignetes Maßnahmenpaket erstellt werden kann, muss vor allem individuell auf die Person eingegangen werden. Kontaktieren Sie uns doch für einen kostenlosen Online-Ersttermin, um Ihr Unternehmen und potenzielle Herausforderungen zu analysieren. Gerne besprechen wir Ihr Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenzial, um eine Win-Win Situation für alle Betroffenen zu schaffen.

Wie viel kostet ein kranker Mitarbeiter?

Für einen durchschnittlichen, erfahrenen Facharbeiter mit einem Bruttogehalt von ca. € 3.300,- (KV allg. Gew./VWGr.4/>10J Berufserfahrung) beträgt alleine die Entgeltfortzahlung bis zu € 11.500,- – dazu kommen noch die Wertschöpfungsverluste in ähnlicher Höhe. Z.B. kostet eine vergleichbare Personalleasingkraft als Vertretung für den gesamten Zeitraum (nicht nur die Entgeltfortzahlungsperiode) rund € 4.900,- pro Monat.

Das bedeutet, dass für diesen Facharbeiter die krankenstandsbedingten Kosten, inklusive Wertschöpfungsverlusten, rund € 23.000.- in den ersten ca. 3 Monaten (Entgeltfortzahlungsperiode) betragen.

Fazit

Mit diesen Tipps leiten Sie erste Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement ein, um erkrankte Mitarbeiter:innen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu unterstützen. Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass nur durch eine ganzheitliche Betrachtung der Situation eine nachhaltige Lösung etabliert werden kann. Da es sich bei Krankenständen außerdem um ein heikles Thema handelt, kann es nicht schaden, sich externe Hilfestellung zu holen.

Mit Glashüttner Unternehmensberatung schaffen Sie Planbarkeit in Bezug auf Krankenstände. Unsere Leistungen im Bereich Fehlzeitenmanagement stellen sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die bestmögliche Unterstützung erhalten. Dadurch profitieren Sie von kalkulierbaren Kosten, Entlastung der involvierten Abteilungen und Förderung des Unternehmenswachstums!

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